マニュアル作成におけるCMS導入・運用成功の秘訣!

近年、DITAやCMSを用いたマニュアル作成の効率化が注目されています。その期待感とは裏腹に効果を発揮できず導入が失敗に終わるケースも多々あることも事実です。CMSの導入で効果を出し成功させるためには秘訣があります。

  • 他の部署を含めた関係各位がXML、DITA、CMSについて一定の知識を身に付ける。
  • ドキュメント制作部門が強いリーダーシップを取り関係部署にコンセンサスをとる。
  • 外部に運用を委託せず、メーカー主導で運用・管理をする。

上記の3つはメーカーに求められます。コンテンツ作りや、システムの選定も重要ですが、CMS導入の効果を発揮・維持していくためには上記の3つがとても重要になります。また、これらはCMSがどれだけ高機能でも解決できないことなのです。では、具体的にはどういうことなのでしょうか。

関係者に一定の知識が必要…

CMSのシステムにはDITAあるいはDITAをベースとしたXMLが用いられることがほとんどです。DITAはトピック志向のドキュメントとなるため、その流儀に沿ったライティングまたは、作成していく必要があります。全く知識がないとライティングもままならない状態となってしまいます。また、ライティングを経験のある外注へ委託したとしても、他部署への回覧で理解していない方からシステムに沿わない修正が入りスムーズに進まないなどの問題が発生します。そのため、場合によっては担当者または担当部署や他部署、外注先も含めた関係者を交えて勉強会を開くなどにより一定の知識を身につけてもらう必要があります。

強いリーダーシップ…

CMSシステムは、今までの制作フローをガラッと変える必要があったり、ドキュメント制作において制約が多く発生したりします。また、他の部署からドキュメントに修正依頼があった場合には、その修正がシステムに沿うものなのかどうか、または将来的なことも踏まえてシステムを変更してでも対応すべきかどうかなどを判断し、できなければできないと説明する必要があります。しかも、実際のドキュメント制作では時間がないなかでの出来事となるので、問題を先送りにして対応してしまうと結果的にシステムを生かせなくなるため、関係者をまとめる強いリーダーシップが必要となります。

メーカー主導での導入・運用・管理…

DITAの特徴により、1つのトピックを修正することで、同じトピックを使った他の箇所も自動的に修正でき非常に便利です。ボリュームにもよりますが、1つのマニュアルでトピック数は数百~数千に及びます。たとえば1つのマニュアルで十数か所に使われているトピックに修正が入り、そのトピックは他のマニュアルでも使われ、過去のモデルでも使用、しかも、修正するトピックは1つではなく他にも…。そんな状況の場合、CMSでの管理といいえどもかなり複雑です。しかも、全てのトピックを修正していいのか、モデルによっては修正しないのか、あるいは一部だけを、新規トピックとして修正するか等の判断は人がしなければなりません。このような判断は、メーカーの人間であっても各部署に確認をとったり対応を協議する必要があったりとかなりの労力となります。それを、CMSでの管理を外注に任せた場合、メーカーでも判断の難しいことを外注でできるはずもなく、まして実際の制作フローの中では時間もなく、納期が迫っていれば間に合わせるために、新規トピックとして修正してしまうということも度々発生します。
これでは次第に共有化の意義は失われ、効果が発揮できなくなります。そのため、メーカー主導による一本筋の通った導入・運用・管理が必要となります。

CMSは魔法のツール!?

これらが、CMSを導入し、効果を上げている会社と失敗している会社の大きな違いです。
この様に成功させるには非常に大変な労力が必要となります。しかし、導入を考えている多くの企業は、CMSを導入すれば万事うまくいき、効率化できると夢見ています。実際には、CMSは魔法のツールではなく、正しい知識と関係者の理解を得るために、一つ一つ問題を解決し、地道に土台を築いた上で効果を発揮できるものだということを理解する必要があります。

過剰投資の可能性も

弊社では、CMS導入についてクライアントからご相談を受けるうちに、CMSの導入がクライアントにとって最適解なのかと考えるようになりました。もちろんクライアントが求める効率化やHTMLへの2次利用等を考えればCMSは合致します。しかし、CMSシステム自体が非常に高価であり、成功させるためにはクライアントには費用面だけでなく、組織の変更や人材面でも非常に大きな負担がかかります。そのため、マニュアルの規模によっては過剰投資となる可能性もあります。

CMSを必要としない効率化ソリューション

もっとクライアントにとって負担が少なく、それでいてCMSのように効率化できないだろうか…、私たちは実際にお客様と共にマニュアル制作に関わる経験からCMSを必要としない効率化ソリューションサービス(A-SYS)を開発しました。

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